l'idea

• nell'ambito di un piano di informatizzazione degli Uffici ed Enti Pubblici o comunque laddove la   protocollatura della corrispondenza è un atto dovuto, Master Work Vi   propone "ProDoc 3.0"  che, nella sua terza release, ripropone la "Gestione del Protocollo e degli Atti Amministrativi" con un incremento di funzionalità eccezionale, ricca di una interfaccia utente realmente intuitiva

• la presenza di precisi   riferimenti  legislativi   in materia, oltre che in tema di trasparenza amministrativa, (L. 241/90 e D.Lo 39/93) hanno creato  i presupposti ideali affinché, "Enti Pubblici e non", possano creare all'interno della propria struttura una piena ed efficiente informatizzazione delle proprie attività lavorative

• analisti e programmatori del nostro staff, appositamente impiegati alla risoluzione di problematiche del settore hanno,  con accurata professionalità, coniugato realtà delicate e complesse presenti in  una Pubblica Amministrazione  in senso generale, con la problematica dell'informatizzazione: è stato creato ProDoc 3.0 che risponde positivamente a molte problematiche specifiche del settore rimaste irrisolte

... là dove prima dominava "il Libro del Protocollo"

il prodotto

• software per la gestione del "Repertorio di Classificazione unica degli atti" appositamente concepito per la gestione protocollare della posta in Entrata e in Uscita mediante archiviazione ottica dei documenti

utilizzatori

• Enti Pubblici e Uffici, dove la protocollazione di un documento è  un Atto Amministrativo non solo dovuto ma anche indispensabile garantendo quindi, la efficacia probatoria nel tempo dell'atto stesso

lo scopo

• con l'ausilio di un  idoneo processo di informatizzazione dell'Ufficio, Pro Doc 3.0 tende a divenire uno strumento tecnico necessario per gestire tutta la documentazione a partire dalla fase di formazione dell'atto, per arrivare a quella conclusiva, realizzando quindi una idonea struttura dell'archivio: lo scopo infatti è quello di regolare l'intera procedura dalla nascita e, attraverso una corretta scansione in termini di cronologia, tipologia e fascicolazione dell'atto, segnare l'esatto momento dell'ingresso in memoria della documentazione

• aiuta a definire la piena realizzazione di idonei e definitivi criteri di collocazione anche del materiale cartaceo

i benefici

• interrogazione diretta del database  dagli uffici dipendenti e periferici verso l'Ufficio Centrale

• monitoraggio delle attività e della gestione degli uffici

• trasparenza amministrativa

• accesso ai dati in tempo reale

• sicurezza dei dati

• archiviazione tendente ad ottenere una gestione più accurata dei documenti oltre ad una veloce ricerca con disponibilità del documento a prescindere dall'archivio cartaceo

• archiviazione finale su supporto ottico (ultronea a quella cartacea) che consente di visualizzare e stampare il documento

• con una idonea rete informatica aziendale è possibile una sensibile eliminazione della fase di stampa e distribuzione agli uffici con messa a disposizione dei documenti alle singole postazioni dei Clienti

l'utilizzo

• semplice, intuitivo

• interfaccia semplice e intuitiva. Non presenta nessuna difficoltà particolare di utilizzo anche per l'operatore più inesperto che comunque, viene seguito in ogni fase dell'utilizzo del software   da un valido "Help" in linea

le garanzie

• allineamento costante alle esigenze dell'utente finale

• piano di aggiornamenti basato sui più recenti criteri di gestione e di informatizzazione del settore

• analisi e programmazione fornite da personale altamente qualificato e specialisti del settore

• corsi di avviamento e/o perfezionamento anche presso le Vostre sedi, circa l'uso del software che Vi proponiamo ed eventualmente sul sistema operativo da Voi prescelto

i requisiti

• PC pentium III,64   MB RAM, sistema operativo MS Windows  98 o  NT o superiori, stampante laser o a getto d'inchiostro, scanner compatibile Twain e masterizzatore (o disco ottico)

i costi

• pressoché irrilevanti, considerato il servizio reso e l'enorme recupero di risorse umane

• variano sulla base delle diverse configurazioni e personalizzazioni eventualmente richieste dall'utente finale

le nuove funzionalità

• fino a venti volte più veloce della precedente versione 2.0

• aggiunta di ulteriori elementi di catalogazione del documento

• ordine di compilazione dei campi identico a quello effettivo di lettura "visiva" di un documento

• ricostruzione storica di ogni modifica effettuata sul database dei documenti

• gestione delle pratiche "Riservate" con accesso esclusivo dell'operatore a cui è stata affidata  l'assegnazione  di una determinata pratica e/o la gestione

• l'amministratore dispone di svariate tipologie di accesso ai dati a livello di operatore

• due pagine per le annotazioni :  possibilità da parte dell'ufficio destinatario  di   un  documento protocollato, di annotare  tutti gli sviluppi  della pratica, per un migliore monitoraggio sull'esito di una pratica,quindi piena trasparenza( L. 241/90 )

• implementazione del formato immagine adeguato allo standard TIFF 5.0